Sebelum Event Dimulai, Ada Cerita yang Jarang Terlihat

Kalau melihat sebuah event saat hari-H, yang terlihat biasanya adalah hasil akhirnya. Panggung sudah siap. Rundown berjalan. Tamu mulai berdatangan. Semua terlihat seperti sudah dipersiapkan dengan rapi. Tapi, pernah kepikiran nggak, sebenarnya semua itu dimulai dari mana?

Belakangan ini, tim eventkita kembali duduk bersama untuk membicarakan sebuah project baru.

Belum ada panggung. Belum ada dekorasi. Bahkan konsepnya pun masih terus dikembangkan.

Yang ada baru beberapa orang, laptop yang terbuka, obrolan yang cukup panjang, dan tentu saja… ide yang mulai bermunculan dari satu orang ke orang lainnya.

Sederhana memang.

Tapi sering kali, sebuah event memang dimulai dari hal sesederhana itu.

Dari “Mau Bikin Apa?” Menjadi “Gimana Cara Mewujudkannya?”

Dalam sebuah meeting, pertanyaan pertama mungkin terdengar sederhana:

“Kita mau bikin acara seperti apa?”

Tapi setelah itu, pertanyaannya bisa berkembang ke mana-mana.

Siapa yang akan datang?

Apa tujuan acaranya?

Apa yang ingin mereka rasakan?

Bagaimana supaya pengalaman yang diberikan nggak terasa biasa?

Dan yang nggak kalah penting, bagaimana semua ide tersebut bisa diwujudkan dengan kondisi yang ada?

Di titik inilah sebuah ide mulai berubah menjadi konsep.

Karena membuat event bukan hanya soal menentukan tanggal dan tempat. Ada banyak hal yang perlu dipikirkan sejak awal supaya ketika hari-H tiba, semuanya bisa berjalan dengan baik.

Karena Setiap Event Punya Cerita yang Berbeda

Menariknya, tidak ada satu formula yang benar-benar bisa digunakan untuk semua event.

Acara sekolah tentu punya kebutuhan yang berbeda dengan gathering perusahaan.

Event komunitas akan punya suasana yang berbeda dengan sebuah perayaan personal.

Bahkan dua acara dengan jenis yang sama pun bisa membutuhkan konsep yang berbeda, karena orang-orang yang datang, tujuan, dan pengalaman yang ingin diciptakan juga berbeda.

Itulah kenapa proses ngobrol dan memahami sebuah project menjadi penting.

Kadang, ide terbaik justru muncul bukan ketika semua orang sedang serius berpikir, tetapi ketika ada satu orang yang nyeletuk sesuatu, lalu yang lain ikut menambahkan.

Kadang juga, dari satu ide sederhana bisa muncul lima ide lainnya.

Dan di tengah semuanya, tentu saja ada tawa.

Seperti meeting pada umumnya, nggak semuanya harus selalu serius.

Karena sebuah tim juga butuh ruang untuk bertukar pikiran dengan nyaman.

Yang Terlihat Hanya Beberapa Jam, Persiapannya Bisa Jauh Lebih Panjang

Mungkin inilah bagian dari event yang paling sering tidak terlihat.

Ketika tamu datang, mereka hanya melihat acara yang sedang berlangsung.

Mereka mungkin tidak melihat proses panjang sebelumnya.

Ada konsep yang harus dimatangkan, timeline yang perlu disusun, anggaran yang harus disesuaikan, vendor yang perlu dikoordinasikan, pembagian tugas yang harus jelas, sampai berbagai kemungkinan yang harus dipikirkan sebelum terjadi.

Semua itu dilakukan supaya ketika waktunya tiba, orang yang hadir bisa menikmati acaranya tanpa perlu memikirkan semua hal yang terjadi di belakang layar.

Dan mungkin, justru itulah salah satu bagian menarik dari dunia event.

Banyak hal penting justru terjadi ketika belum ada satu pun tamu yang datang.